25 años de compromiso con la gestión documental en Andalucía

Servicios Documentales de Andalucía (SDA) es una empresa pública, que forma parte del Consorcio de la Zona Franca de Cádiz, que da cabida a más de 5 millones de documentos en sus imponentes instalaciones de la capital gaditana y en el Campo de Gibraltar.

Desde hace un cuarto de siglo atiende, con profesionalidad y mucha eficacia, a empresas públicas y privadas no solo de su entorno sino también de Sevilla y Málaga.

La empresa celebra ahora sus primeros 25 años de existencia. En un acto organizado por la Zona Franca y el Grupo Joly y celebrado en la central del Consorcio en Cádiz, se convocaron a trabajadores, clientes y representantes de diversas instituciones, bajo el lema de 25 años custodiando el pasado para afianzar el futuro.

El evento fue un homenaje a la trayectoria de la entidad en la preservación y gestión de documentos esenciales para la memoria histórica y administrativa de la región. La jornada incluyó una mesa redonda moderada por el director de Diario de Cádiz, José Antonio Hidalgo, en la que participaron Mª Ángeles Ruiz Ruano, jefa del Área de Finanzas, Sistemas y Organización de la Autoridad Portuaria de la Bahía de Cádiz; José Manuel Seoane Sepúlveda, secretario coordinador provincial de Cádiz del Ministerio de Justicia; Juan Luis Gómez Estrada, director de González Gaggero Cádiz, S.L.; y Raquel Sánchez Chirino, gerente del Colegio de Médicos de Cádiz. Este espacio de diálogo permitió reflexionar sobre la relevancia de la documentación en distintos sectores y su impacto en la construcción del futuro.

El acto dio comienzo con la intervención del moderador, José Antonio Hidalgo, quien ofreció una cálida introducción destacando la importancia del papel en nuestras vidas: “ Las administraciones públicas y privadas también acumulan miles de documentos, y esto es también nuestra historia y la de toda la gente que trabaja para estas empresas. Es por eso que se necesita un espacio considerable para ese almacenaje. De ahí surge esta este proyecto de la Zona Franca”. Con estas palabras, Hidalgo dio paso al delegado del Estado en la Zona Franca de Cádiz, Fran González, encargado de dar la bienvenida oficial a los asistentes y abrir la jornada conmemorativa, y fue quien introdujo un video conmemorativo sobre la trayectoria y la labor de SDA.

Un servicio necesario y único

Durante la mesa redonda, los participantes compartieron sus experiencias y destacaron el papel clave de Servicios Documentales de Andalucía (SDA) en la gestión de documentos en sus respectivas organizaciones.  

Mª Ángeles Ruiz Ruano, jefa del Área de Finanzas, Sistemas y Organización de la Autoridad Portuaria de la Bahía de Cádiz, abrió el debate explicando cómo en su entidad se enfrentaron a una importante necesidad de reorganización documental. “Al hablar de documentos, lo primero que pensamos es en papeles y su acumulación. En la Bahía Portuaria nos surgió una necesidad importante en la planta donde tenemos el archivo porque era urgente cambiarlo de sitio, ya que no teníamos espacio. Por eso acudimos al SDA para conocer qué servicios prestaban”. Ruiz Ruano destacó cómo los servicios de inventariado, custodia y destrucción confidencial ofrecidos por SDA les permitieron optimizar el espacio y conservar mejor los documentos necesarios. “Además, gracias a su servicio de digitalización pudimos conservar los documentos fiscales que debían permanecer y consultarlos cuando lo necesitemos”, añadió.  

Por su parte, José Manuel Seoane Sepúlveda, secretario coordinador provincial de Cádiz del Ministerio de Justicia, expuso los retos particulares del sector judicial. “Aunque existen leyes que obligan a la digitalización desde el propio juzgado, el problema es la acumulación ingente de papel, ya que las gestiones se hacen en papel. Aunque se resuelve mucho, entran nuevos litigios constantemente, lo que genera aún más papel”. Seoane subrayó cómo esta acumulación en espacios no diseñados para ese volumen de documentación supone un desafío continuo. “Es necesario, al realizar obras, destinar espacios más grandes y, cuando ese espacio se sature, prever nuevas soluciones”, concluyó.  

La experiencia de Raquel Sánchez Chirino, gerente del Colegio de Médicos de Cádiz, también puso de manifiesto la importancia del papel de SDA en situaciones críticas. “Teníamos una acumulación de muchos expedientes colegiados desde 1950, médicos de toda la provincia de Cádiz. Con el cambio de sede, un proyecto muy ambicioso que acabamos hace poco, nos preocupaban los documentos en ese proceso”. Sánchez Chirino explicó cómo SDA fue clave para organizar y gestionar su archivo: “En enero de 2023 firmamos la venta de la sede y teníamos un periodo de 18 meses para mudarnos. Ahí fue donde Servicios Documentales nos salvó la vida; nos ayudaron muchísimo. Iniciamos los trámites en marzo y, en mayo, el Colegio tenía todos sus documentos preparados”.  

Por otro lado, Juan Luis Gómez Estrada, director de González Gaggero Cádiz, S.L., compartió los desafíos específicos de su empresa en la gestión de documentación relacionada con la Agencia Tributaria. “Primero tuvimos que alquilar un local, donde una persona sola era incapaz de gestionar todo, y otro problema añadido era la humedad”. Gómez Estrada destacó cómo SDA les ofreció una solución integral: “Servicios Documentales fue nuestra salvación. La Agencia Tributaria empezó a ver que los documentos estaban en un centro homologado, con su seguro de protección y medidas de seguridad”.

En cuanto a la importancia de los documentos, los participantes coincidieron en destacar la relevancia de conservar, gestionar y digitalizar archivos que representan tanto el pasado como el presente de sus respectivas entidades.  

Mª Ángeles Ruiz subrayó la necesidad de preservar documentos sin prescripción legal y cómo la digitalización se ha convertido en una herramienta clave para garantizar su conservación: “Nosotros tenemos documentos que no tienen prescripción y esos documentos no pueden eliminarse. Gracias al servicio de digitalización tenemos esa tranquilidad y esa seguridad de que los podemos consultar sin problemas y con un tiempo de respuesta muy rápido. Algunos de estos documentos son muy antiguos, pueden tener incluso hasta 50 años, aparte del archivo histórico que, en un futuro, nos plantearemos digitalizar”. La jefa del Área de Finanzas de la Autoridad Portuaria de Cádiz destacó cómo este proceso no solo protege la documentación, sino que también facilita el acceso a ella.  

Por su parte, José Manuel Seoane Sepúlveda aportó un ejemplo práctico desde el ámbito judicial, donde la acumulación de documentos de alto valor legal es una constante: “Las joyas judiciales en forma de documentos se encuentran en el archivo histórico, donde siempre hay una muestra. Lo que pasa es que es un proceso muy lento porque no se puede acumular todo. En el Campo de Gibraltar, especialmente, lo que llamamos macrocausas, donde hay muchos investigados, con 40 o 50 tomos de gran envergadura, es algo muy difícil porque estamos hablando de 50 o 60 abogados en la causa”. Seoane explicó cómo SDA ha sido una solución eficaz en estos casos: “Para que se pueda celebrar el juicio hay que notificar a todos. Cuando uno pone recurso, hay que dar traslado al resto por si se oponen, se adhieren… Ahí es donde Servicios Documentales digitalizan los 50 tomos que había y se dan trámites simultáneos a todos los representantes procesales de todos los investigados, porque si no es imposible”. Además, resaltó el impacto de esta digitalización en el acto judicial: Después, en el acto de la vista, como existen pantallas en los juzgados, cuando se produce una impugnación —lo cual es muy frecuente— se busca ese documento y se muestra en la pantalla”.  

Se destacó la importancia de la documentación como memoria viva

Desde una perspectiva diferente, Raquel Sánchez reconoció su inclinación a desechar documentos y cómo el equipo de SDA supo guiar este proceso para garantizar la confidencialidad y la preservación de los archivos realmente importantes: “Yo, personalmente, soy mucho de tirar todo y me tenían que parar los pies; había papeles desde hace 50 y 60 años. Además, teníamos que hacerlo de forma confidencial, uno de los requisitos con los que nos ayudó SDA”. Sánchez Chirino recordó cómo este proceso no solo sirvió para organizarse, sino también para redescubrir documentos interesantes: “Por eso recuerdo, en ese proceso de sacar cajas con documentos, que también nos ha servido, además de ordenar, para descubrir documentos curiosos”.  

Juan Luis Gómez reflexionó sobre la importancia de la correcta gestión de documentos desde un punto de vista empresarial y legal: “Para nosotros es de vital importancia este servicio, puesto que si la Agencia Tributaria nos hace una inspección y no encontramos ese papel es cuando se produce el problema. Por ello, todos nuestros documentos son importantes y más importante es saber guardarlos”. Este punto de vista enfatizó cómo la organización documental puede prevenir situaciones críticas y garantizar la continuidad operativa. Cada intervención dejó patente que, más allá del soporte físico o digital, los documentos son piezas fundamentales para el funcionamiento eficiente y transparente de cualquier entidad. La colaboración con SDA, en este sentido, ha sido clave para garantizar esta gestión de manera profesional y eficiente.

La digitalización es clave en la conservación documental tanto privada como pública

Tras concluir la mesa redonda, Hidalgo agradeció a los participantes y dio paso a la entrega de distinciones a clientes que han confiado en SDA durante más de 15 años. En el escenario, el delegado del Estado, Fran González, y la coordinadora de Empresas Participadas, Teresa Pazos, entregaron los reconocimientos, resaltando la fidelidad y colaboración de estas entidades. Seguidamente, se rindió homenaje al personal de SDA, destacando a tres trabajadores que han cumplido 25 años en la empresa. Con un emotivo reconocimiento, Fran González entregó las distinciones a estos empleados, subrayando su dedicación y contribución al éxito de la compañía.