El acceso al Archivo de Protocolos Notariales de Algeciras, bajo instancia

A mediados de agosto del pasado 2022, a la búsqueda de información de interés sobre Villa Patricia, acudí –por primera vez- al Archivo de Protocolos Notariales de Algeciras, en el Centro Documental José Luis Cano de Algeciras. Fui atendido por mi buen amigo Manolo Tapia, funcionario municipal destinado en el archivo, que me ilustró convenientemente de su funcionamiento pero que, a su pesar, no pudo facilitarme el acceso a la documentación disponible. Para ello debía tener autorización de la Notaria Archivera del Distrito, por lo que preferí disfrutar de la compañía y la conversación de Manolo, y decidí dejar la visita a la Notaria para otro día.

Sí decidí, en cambio, ponerme en contacto con la concejala de Cultura del Ayuntamiento de nuestra ciudad, Pilar Pintor, responsable máxima (por supuesto después de su alcalde) del Centro Documental, para oír de su boca las razones que condicionaban mi consulta a la aprobación de la Notaria. Pedí cita con la señora concejala, pero terminó agosto sin noticias suyas, por lo que tuve que regresar al exilio de vacío.

A finales de septiembre, tuve ocasión de trasladar mi desafortunada experiencia a otros potenciales usuarios del archivo, que confirmaron que el problema no era nuevo, que había sido puesto en evidencia desde hacía al menos dos años, sin que se hubiera dado solución alguna desde la Notaría ni desde el municipio. De nuevo en agosto, pero ya este año, volví a visitar a Manolo en su archivo. Disfruté otra vez de su compañía y su conversación y, como el año anterior, no pude consultar documentación alguna. En esta ocasión, decidí visitar a la Notaria en su propia oficina, sin éxito.

Expliqué al empleado que me atendió la razón de mi visita y, ¡cómo no!, me indicó que debía presentar una instancia. Le respondí que dijera a su jefa que quería verla; asintió y, muy cortésmente, me ofreció un asiento en la sala de espera. Durante quince minutos me distraje con el trasiego de clientes de la oficina, y con las visitas de la Notaria, de cliente en cliente, “armada” de papeles timbrados, ajena a todo lo que no fuera su negocio. Al cabo, renuncié a mi entrevista, fuime y no hubo nada. Bueno, sí hubo. Tomé la decisión de reivindicar mi derecho a ser tratado conforme a lo dispuesto en la legislación aplicable en materia de acceso a los documentos de los Archivos de Protocolos Notariales en general – y aplicable, por tanto, a los de Algeciras –, en vigor desde hace casi un siglo. En efecto, dicen al respecto las diferentes normas legales: 1º) Decreto de 12 de noviembre de 1931: “Artículo primero. Los protocolos de más de cien años de antigüedad, además de su carácter notarial, tienen, preferentemente, carácter histórico y, en consecuencia, para facilitar su conocimiento y estudio al público quedan incorporados al servicio del Cuerpo facultativo de Archivos, Bibliotecarios y Arqueólogos para reorganizarlos como Archivos históricos” («Gaceta de Madrid» núm. 317, de 13 de noviembre de 1931, páginas 963 a 965); 2º) Decreto de 2 de marzo de 1945: “Artículo primero. De conformidad con lo que dispone el artículo 303 del Reglamento de organización y Régimen del Notariado se crea en cada Archivo de Protocolos una Sección Histórica, integrada por los que tengan más de cien años de antigüedad.

• Artículo segundo.- Las Secciones Históricas […] estarán abiertas a la investigación científica en la forma que determina este Decreto. La exhibición, estudio y consulta de los documentos custodiados será, en todo caso, gratuita y se verificará de acuerdo con los requisitos que establezca el Patronato Nacional.
• Artículo tercero.— El régimen de las Secciones se ajustará a la siguiente clasificación:a) Secciones instaladas por los Colegios Notariales en forma adecuada; b) Las correspondientes a capitales de provincias no comprendidas en el apartado anterior; y c) Las existentes en los restantes distritos notariales.
• Artículo cuarto.— Las Secciones Históricas comprendidas en la clase a) del apartado anterior quedarán a cargo exclusivo de los Colegios Notariales, los cuales cuidarán de su régimen y organización, bajo la inspección técnica del Patronato, por mediación del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos.
• Artículo quinto.— Se entenderá que los Colegios Notariales tienen organizado adecuadamente su archivo histórico cuando se cumplieren los requisitos siguientes:

(Boletín Oficial del Estado: núm. 78, de 19/03/1945, páginas 2151 a 2153).

No voy a entrar aquí en detalle sobre las peripecias habidas en materia de creación, desarrollo y funcionamiento del archivo histórico provincial o de las secciones históricas de los archivos de protocolos notariales del Campo de Gibraltar: de todo ello hay abundante bibliografía. La información más a mano, relacionada con el distrito notarial de Algeciras (que incluye los protocolos de más de cien años de Algeciras y los de Tarifa y Ceuta), es la publicada en diferentes números de la revista Almoraima, editada por el Instituto de Estudios Campogibraltareños, con trabajos de investigación de autores de la comarca. Citaré, entre otros, los siguientes, que fueron comunicaciones presentadas en las II Jornadas de Historia del Campo de Gibraltar, celebradas en Tarifa en octubre de 1992 y publicadas en el número 9 de la revista Almoraima, en mayo de 1993;

• “Ordenación y Catalogación del Archivo de Protocolos Notariales de Algeciras”, comunicación presentada por Angelines Melle y Francisco Criado.
• “Los fondos documentales del archivo del Museo Municipal de Algeciras", comunicación presentada por Juan Ignacio de Vicente y Mercedes Ojeda.

La bibliografía relativa al segundo de los distritos notariales del Campo de Gibraltar, el de San Roque, que incluye los protocolos de más de cien años de la propia ciudad de San Roque (y “los quinientos cincuenta y cinco folios de Gibraltar, fechados entre 1700 y el 1 de agosto de 1704, salvados de la quema […] realizada tras la conquista de la ciudad por los ingleses”) y los de Jimena, Los Barrios, Castellar y La Línea, entre las que se encuentran:

• Fondos documentales del Campo de Gibraltar en el archivo histórico provincial de Cádiz, ponencia de clausura presentada por Manuel Ravina Martín, Director del Archivo Histórico Provincial de Cádiz, en las I Jornadas de Archivística del Campo de Gibraltar, celebradas en San Roque en diciembre de 1995, y publicada en el nº 15 de la Revista Almoraima, de abril de 1996, pp. 473-492;
• Catálogo de los protocolos notariales de Gibraltar y su Campo (1522-1713), en el Archivo Histórico Provincial de Cádiz, por Alberto Sanz Trelles; monografía publicada por el IECG en 1998.

No diré más. Sí dejaré constancia del estado actual en que se encuentran las secciones históricas de los protocolos de los dos distritos notariales de la comarca:

1.- Distrito notarial de Algeciras. Tras pasar por diferentes sedes durante años, los libros de protocolos notariales de más de cien años del distrito notarial de Algeciras (los de Algeciras, Tarifa y Ceuta) se encuentran, disponibles para consulta, en el Archivo de Protocolos Notariales de Algeciras (APNA), situado en la planta baja del Centro Documental “José Luis Cano”, en la calle Periodista José Vallecillo, s/n.

Están allí conforme a lo convenido “entre el Excmo. Ayuntamiento de Algeciras y el Colegio Notarial de Andalucía en orden al uso y conservación del archivo histórico y el archivo general de protocolos notariales del distrito notarial de Algeciras en los depósitos del Archivo Municipal”, con la aprobación unánime de la Junta de Gobierno Local.

La información disponible en la página web de la Junta de Andalucía, actualizada a 29 de mayo de 2020, describe al APNA como un archivo de titularidad estatal, de uso público, que depende de Notario Archivero (a día de hoy, Notaria), cuya superficie total –que coincide con la superficie total de los depósitos de documentos– es de 72 m2; dispone de sistema de extinción (pero no de detección) de incendios; está equipado con 354 metros lineales de estanterías fijas, 340 ocupadas y 14 disponibles; no dispone de acceso a Internet/Intranet ni de equipo informático; no tiene sala de consulta ni biblioteca auxiliar ni tampoco fotocopiadoras, lectoras de microfilm, escáneres, ni cámaras fotográficas (digitales o analógicas) para la reproducción de documentos; no constan datos del director (o responsable) del archivo, y no hay técnico superior ni técnico medio de archivo, ni personal de servicios; solo hay un administrativo. Finalmente, para poder consultar los documentos del archivo es necesario presentar una instancia a la Notaria Archivera. A la fecha de actualización de los datos, los legajos disponibles eran 2.790, fechados entre los años 1515 y 1999, por lo que, en consecuencia, no todos son protocolos de más de 100 años.

2.-Distrito notarial de San Roque. Desde el 16 de febrero de 1989, los libros de protocolos notariales de más de cien años del distrito notarial de San Roque (los de Gibraltar-San Roque, Los Barrios, Jimena, Castellar y La Línea de la Concepción) que, en la fecha mencionada, eran 663, fechados entre 1522 y 1902, se encuentran disponibles para consulta en el Archivo Histórico Provincial (AHP), en Cádiz.

Según la información disponible en la página web de la Junta de Andalucía, correspondiente al año 2019, el AHP es un archivo de titularidad autonómica, de uso público, cuya superficie total de depósitos de documentos es de 1772 m2; dispone de sistemas de detección y de extinción de incendios; tiene 13.797 metros lineales de estanterías fijas, 13.354 ocupadas y 443 disponibles; dispone de 8 muebles para planos y 2 armarios especiales; tiene acceso a Internet/Intranet y 3 equipos informáticos para uso de los ciudadanos; tiene una sala de consulta de 18 plazas (para acceder a la cual “únicamente será necesario presentar el DNI”) y biblioteca auxiliar; dispone además de 5 escáneres, 4 fotocopiadoras, 2 cámaras fotográficas y 1 lector de microfilm; además de un taller de restauración de documentos que ocupa 84 m2, doce más que toda la superficie que ocupa el Archivo de Protocolos Notariales de Algeciras.

Debo concluir que, tras lo visto, se hace imprescindible denunciar, ante las autoridades competentes, las irregularidades manifiestas en la gestión del uso y conservación de los protocolos notariales de más de cien años del distrito notarial de Algeciras.

Artículo publicado originalmente en el blog Calle Libertad.