iArchiva revoluciona la gestión documental en las empresas

La empresa almerienseiArchiva ha desarrollado un gestor documental inteligente capaz de automatizar por completo la recogida de documentos por cualquier vía (ya sea a través de escáner, correo electrónico, fotografías…), estandarizarlos y ofrecer una gestión sencilla y e­ficaz de todos los documentos, con la ventaja adicional de permitir su localización y búsqueda.

Esta startup, que en la actualidad se encuentra alojada en el espacio de aceleraciónEl Cable de Almería, perteneciente a la iniciativa Andalucía Open Future, de Telefónica y Junta de Andalucía, con la colaboración del Ayuntamiento de Almería, ha hecho esto posible gracias a la utilización de algoritmos complejos y sistemas de inteligencia artificial, que le permiten la completa automatización de los procesos y la toma de decisiones documentales. Una vez que los documentos están normalizados se pueden predecir situaciones, planificar estrategias, manipular la información de la forma más adecuada, facilitar resúmenes de contenido o la creación de dosieres.

iArchiva se diferencia dentro del mundo de la gestión documental porque surge con la premisa de intentar reducir al máximo el tiempo de dedicación a la documentación. Como señala Arturo Ferreira, CEO de la empresa, “la mayoría de los gestores que hay en el mercado lo que hacen es cambiar el trabajo manual por otro con el mismo tiempo de dedicación, pero en digital. En iArchiva lo primero que hicimos fue suprimir las plantillas que hay que cumplimentar por cada tipo de documento.

La herramienta lee el documento completo -hasta en 20 idiomas diferentes- y, por medio de inteligencia artificial, determina qué hacer con él, por el contexto. Lo ideal en todo buen archivo es una homogenización de los documentos para que cumpla los estándares impuestos por la Unión Europea. Y todos estos pasos se realizan sin intervención del usuario, solamente intervendría en casos de duda o documentos corruptos. Esto permite que los trabajadores de una empresa puedan dedicar más tiempo a las tareas productivas y reducir el tiempo en tareas que, en esencia, no aportan valor”.

Según informes de consultoras, la ratio de tiempo de trabajo dedicado a tareas de gestión documental está entre un 30% y 40%, que puede reducirse en más de un 10% con el uso de un gestor documental inteligente. Además, suponen un ahorro de costes en tiempo de búsqueda de documentos, en reducción del uso del papel… Ferreira asegura también que iArchiva tiene un retorno de inversión menor a 7 meses, “cosa que suele sorprender al cliente”.